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院内公告

在校研究生办理出国(境)手续

发布时间:2022-10-27 浏览量:

在校研究生到国(境)外参加学术活动和进行学术访问,均须办理研究生出访申报手续,具体流程如下:

(一)出访申报手续

1. 无论经费来源,研究生均须于出访前办理北京大学学生出访申报手续,该项手续不予补办。

2. 办理程序:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→点击“全部”→点击“个人服务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 按提示上传相关材料(邀请信,家长知情同意书、导师知情同意书和其它必要材料)。

3. 院系审核通过后,研究生院会根据院系的意见进行进一步审核。

4. 学生自行在系统中查询研究生院审核结果:

1)审核通过,进入国际合作部审核环节。

2)审核未通过,学生可在“研究生院审批意见”中查询到未通过原因。

3)审核被退回,学生根据审批意见修改后再次提交,重新进入审核环节。

申请被退回无系统提示,请同学自行关注审批情况。

5. 出访超过180天的还需办理保留学籍手续,学生可在出访申请界面自行打印带有“学生证明章”的保留学籍手续单(无需再至研究生院盖章),在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院(新太阳419)。

(二)注意事项

1.学生所填报出访日期应与离京和抵京的时间相一致:出访时间应为邀请信中出访任务时间+最合理在途时间(亚洲国家往返各一天,其它洲国家返程可以两天。特殊需求须在备注栏写清楚,或上传单位特别审批意见。建议在邀请信中划出任务时间)。赴港澳:应与邀请函时间一致,如需提前一天出发或延后一天返回,需另行上传行程表;赴台,务必与邀请函及行程表时间一致。

2.学生在出访系统中上传邀请函,非英文的外文邀请函需翻译,本人及导师在翻译件上签字确认。如出访国为日本,无赴日本签证的需将三书与邀请函合并上传,已有赴日本签证的需要将签证页电子版与邀请函合并上传。

3.若为院系与对方学校的双学位联合培养项目,学生还需附协议复印件,与邀请函一并上传。

4.  研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于三个月。确因学术需要且出访时间较短的,应与导师商量,并获得院系批准,确定不影响论文答辩、就业及毕业相关各项事宜后前往;长期项目(超过180天)原则上应办理延长学习年限学籍异动手续后,再办理出国(境)手续。

七月毕业:预计回校时间在当年5月1日-7月1日之间者;一月毕业:预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间者;系统将弹出保证书,请认真阅读填写。

5.档案不在北京大学的研究生,原则上应回原单位办理相关手续,并将有关批件复印件交至院系备案。特殊情况,在学校办理的,除规定材料外,还应上传档案所在单位出具的《委托函》,委托北京大学办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托北京大学办理”等相关字样。

6.出国(境)180天以上保留学籍者,回国后一周内(寒暑假顺延),录入实际离京和抵京日期并提交出国总结,路径为:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ “录入回国信息”,提交后打印带有“学生证明章”的复学手续单至各个部门办理完毕后,到院系教务老师处注册即可,复学手续单无需交回至研究生院。

7.在校期间的出国(境)学习视为培养过程的一部分,如需延长在校学习年限,延长期间,学费、住宿、奖学金等事宜参照学校相关规定。

8.研究生因私出国(境),应在校历规定的假期期间,不用经研究生院批准。

9.  研究生预计出访时间若有课程,办理出访手续时,需先按学院要求办理请假手续(学生本人、任课老师需签字)。

10. 关于开通学生出国交流《单位同意函及费用证明》、《事业单位法人证书复印件及英文翻译件》请点击:https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/deptNoticeDetail/441036

11.学生出访申报和审批流程:https://www.oir.pku.edu.cn/info/1044/1161.htm ,北京大学师生因公赴港澳台手续办理说明:https://hmt.pku.edu.cn/cfsb/ygfga.htm 


集成电路学院

2023年2月


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